Organizacja konferencji naukowej jest dosyć skomplikowanym procesem. Zwłaszcza gdy organizujemy ją nie w ramach prywatnej firmy, ale we współpracy z państwową uczelnią wyższą, która ma swoje zasady i wytyczne co do miejsca wynajmowanego na potrzeby konferencji.
Od wynajmu sali do realizacji konferencji
Jako właścicielka szkoły psychoterapeutycznej oraz absolwentka psychologii co roku organizowałam konferencje naukowe, zarówno dla studentów, jak i profesorów czy praktyków. Brałam w nich udział jako organizator oraz jako wolontariusz, gdy były to konferencje, na których występowali profesorowie z dziedziny psychologii oraz psychiatrii. Jednym z ważniejszych punktów na planie całej organizacji konferencji jest wynajęcie sali konferencyjnej Warszawa o tyle ułatwia sprawię, że jest dużym miastem, jednak konkurencyjnym cenowo. W tym roku organizowałam konferencję, na której mieli wystąpić emerytowani profesorowie psychologii oraz psychoterapeuci z wieloletnim doświadczeniem, aby wymienić się doświadczeniami w pracy z pacjentami. Sala musiała być dostosowana do wydarzenia, elegancka, lecz niezbyt przesadzona i znajdować się blisko hotelu z przystępnymi cenami noclegów, aby przyjezdni prelegenci mogli wypocząć. Ponadto musiała pomieścić kilka dużych stołów, ze względu na zamówiony catering z przekąskami i ciastem. Fotele, w które wyposażone jest sala muszą być wygodne i ustawione w przemyślany sposób, ponieważ konferencja trwa cały dzień. Wyposażenie sali musi obejmować również wzniesienie przypominające małą scenę, na której prelegenci wygłaszają swoje referaty oraz doniesienia z przeprowadzonych badań.
Ważnymi elementami elektronicznym są rzutnik, projektor, mikrofony, laptopy oraz odpowiednie nagłośnienie. Na szczęście Warszawa jako jeden z wiodących ośrodków naukowych jest przygotowana na tego typu wydarzenia i łatwo udało mi się znaleźć salę, która znajdowała się również blisko hotelu.